Lean Office Management

Warum Lean Office Management einführen?

In Unternehmen in denen Lean Management im Büro eingeführt wurde, zeigte sich eine wesentlich höhere Effektivität und schnellere Abwicklung von Prozessen.

Auch abteilungs- und bereichsübergreifende Probleme wurden transparent, die ineffizientes Arbeiten und Fehler unmöglich machen. Gerade die täglichen Herausforderungen lösen die Entscheidung für Lean Management aus.

Hierzu einige Beispiele

  • Liefertermine werden nicht eingehalten
  • Zu lange Reaktionszeiten
  • Hohe Fehlerquoten
  • Komplizierte und teure Prozesse
  • Zu lange Durchlaufzeiten
  • Zu viele Störungen
  • Zu viele Fehlzeiten und Überstunden
  • Zu hohe Reklamationskosten
  • Hohe Überbelastung

Zielsetzung von Lean Office

Die Praxis hat gezeigt, dass die Einführung folgende Ziele erfüllt:

  • Lean Office Management schafft Übersicht im Büro und lässt die Arbeitsabläufe für alle nachvollziehbar und transparent werden
  • Klar definierte Standards im Lean Management führen zu schnellen Durchlaufzeiten
  • Kürzere Bearbeitungszeiten steigern die Wertschöpfung
  • Mehr Zeit für das wirklich wichtige gewinnen – mehr Zeit für den Kunden
  • Alle Mitarbeiter tragen den Veränderungsprozess mit, entdecken Optimierungspotenziale und leiten Verbesserungen selbst ein.

Merkmale von Lean Office – Der feine Unterschied

Wie unterscheidet sich Lean Office Management von anderen Projekten?

  • Hierarchie- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit
  • Kleine Workshops, kleines Gebiet, tief im Prozess
  • Schnelle Umsetzung
  • Ergebnisorientiert (wird gleich gemessen)
  • Direkte Kontakte, Konsens der Entscheidungen von jedem Team-Mitglied
  • Direkt umsetzen
  • Kreativität aller Mitarbeiter wird einbezogen
  • Hohe Durchdringung durch Modul-Effekte

Höhere Effektivität und Produktivität durch Lean Office

Unternehmen sind über die Jahre gewachsen. Die Organisation und Struktur, die vor Jahren noch gut passte, hat sich den Bedürfnissen in der heutigen Zeit nicht angepasst. Was vor Jahren noch als reine Verwaltung gedacht war, sollte heute eher ein professionelles Kundenkontaktzentrum sein.

Auf der einen Seite sollen Mitarbeiter nach wie vor ihre Verwaltungsaufgaben übernehmen, auf der anderen Seite dann auch noch gleichzeitig den Kunden effektiv betreuen und an das Unternehmen binden. Das funktioniert so nicht.

Die Frage ist, wie kann mehr Zeit gewonnen werden, die effizient für den Kunden investiert wird? Genau hier setzt easy train an.

Die sieben Arten der Verschwendung

Kaizen oder auch Lean Management unterscheidet sieben Hauptgruppen an Verschwendungsarten. Dabei spielt es für Lean Office nicht die Rolle, ob es jetzt sechs, sieben oder sogar acht Arten der Verschwendung sind. Wichtig ist, dass diese Verschwendungen von den Mitarbeitern erkannt und eigenverantwortlich beseitigt werden.

  • Bestände
  • Überinformation
  • Wartezeiten und Suchzeiten
  • Ungünstiger Informationstransfer und Handling
  • Ungünstige Organisation des Arbeitsprozesses
  • Arbeitsfehler und Nacharbeit
  • Bewegung

Was bedeuten diese Verschwendungsarten im Office

Schauen wir uns die Verschwendungsarten etwas genauer an. Was verstehen wir unter Bestände im Office? Beispiel: Arbeitsbestände in langen ToDo-Listen, offene Anfragen, Rückstände, Überbestellung von Büromaterial oder auch Aktenschränke voll mit Kopien.

Was heißt Überinformation? eMails an Riesenverteiler, mehr Informationen an den Kunden als erwünscht oder auch Statistiken der Statistik wegen, usw.

Unter Wartezeiten und Suchzeiten finden wir das Warten auf Besprechungs-Teilnehmer und Kollegen sowie das Warten auf Rückruf, Entscheidungen oder Unterschriften. Aber auch das Suchen von Arbeitsmitteln, Daten oder Dokumenten, usw.

Ungünstiger Informationstransfer und Handling: Neueingabe von Daten wegen inkompatibler Systeme, Aufträge/Anfragen werden unpräzise oder missverständlich formuliert, usw.

Ungünstige Organisation des Arbeitsprozesses: Schlechte oder ungünstige Ablage- bzw. Ordnungsstrukturen, Doppelarbeit durch unklare Zuständigkeiten, Probleme bei Vertretung, Bearbeitungsschritte ohne Kundennutzen, usw.

Arbeitsfehler und Nacharbeit: Fehlerhafte oder falsche Unterlagen, falsche Auskunft geben, Fehler im Arbeitsablauf machen, Fehlerhafte Dateien oder Formate, usw.

Bewegung: Wichtige Partner zu weit entfernt, lange Dienstreise für kurze Termine, manuelles Holen von Informationen, usw.

Wie kann Lean Office bei diesen Verschwendungen unterstützen

Lean Office startet immer am eigenen Arbeitsplatz, um diese Verschwendungen zu beseitigen. Gemeinschaftlich im Team entwickelte Standards im Office Lean, helfen Fehler zu minimieren. Genauso werden die einzelnen Prozesse analysiert und alles Unproduktive entfernt. Durch diese Vorgehensweise incl. Umsetzung von 5S aus Lean Office werden sukzessive die Verschwendungen eliminiert.

Durch Suchen werden im Durchschnitt 20-30 Tage pro Mitarbeiter im Jahr verschwendet. Wir sind der Meinung: Ein guter Grund, um mit Lean Office direkt zu starten.


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